ความสำคัญของระบบสารสนเทศ
การบริหารองค์กรใดๆ ไม่ว่าจะเป็นองค์กรของรัฐ หรือภาคเอกชนนั้น จะต้องมีการวางแผน การควบคุม และการตัดสินใจ ในการที่จะใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ในองค์กรนั้นๆให้เกิดประโยชน์ ประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร
สารสนเทศจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นขั้นพื้นฐานในการตัดสินใจและการวางแผน ตลอดจนการควบคุม ติดตามและประเมินผลแผนงานสารสนเทศนอกจากจะเป็นสิ่งที่จะช่วยในการสนับสนุนการตัดสินใจแล้ว ยังเป็นส่วนที่จะป้องกันการใช้ดุลยพินิจเฉพาะบุคคล(Subjective Judgernent) ได้ในระดับหนึ่ง ความสำคัญของระบบสารสนเทศนั้นสามารถจำแนกออกเป็นด้านต่างๆ ได้ดังนี้
1. ความสำคัญของระบบสารสนเทศที่มีต่อการบริหาร สารสนเทศเปรียบเสมือนเส้นเลือดของระบบซึ่งเป็นส่วนสำคัญในการบริหารงานในองค์กร จึงเป็นทรัพยากรที่มีค่ามากสำหรับการวางแผน การควบคุมและการตัดสินใจ สำหรับผู้บริหารและนักวางแผนในปัจจุบัน ที่มีความสลับซับซ้อนของงานเพิ่มมากขึ้นทุกปีตามความเจริญเติบโต ทั้งในขนาดและปฏิสัมพันธ์ขององค์กรกับปัจจัยต่างๆอาจกล่าวได้ว่าสารสนเทศเป็นเครื่องมือที่ช่วยชี้แนะทิศทางที่ผู้บริหารจะเลือกดำเนินการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ ดังนั้นการตัดสินใจที่ดีนั้นควรเป็นการตัดสินใจโดยใช้หลักการและเหตุผล (Rationale Decision) ซึ่งอาศัยข้อมูลและสารสนเทศเป็นพื้นฐานหรือปัจจัย แต่ถ้าผู้บริหารขาดสารสนเทศที่สามารถเรียกใช้ได้ทันเหตุการณ์ (Experience) และเจตคติ (Attitude) เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจและการวางแผนการบริหาร
2. ความสำคัญของระบบสารสนเทศที่มีต่อการวางแผน ในการวางแผนเพื่อการศึกษา และการวางแผนในการจัดการองค์กรต่างๆ นั้นจำอย่างยิ่งที่จะต้องมีการรวบรวมสถิติต่างๆ โดยมีจุดหมายที่จัดหาสารสนเทศที่มีความจำเป็นต่อการวางแผน มาเพื่อประกอบการตัดสินใจที่ดีและให้เป็นอย่างถูกต้อง
3. ความสำคัญของระบบสารสนเทศที่มีต่อการตัดสินใจ ในการตัดสินใจใดๆ ถ้าหากได้พิจารณาในเชิงหลักการแล้วเป็นที่ยอมรับกันว่า การตัดสินใจที่ดีต้องเป็นการตัดสินใจโดยหลักและเหตุผล ซึ่งพบว่าวิธีการที่จะช่วยในการตัดสินใจนั้นต้องอาศัยสารสนเทศเป็นพื้นฐาน ดังที่เมอร์คิดและรอส (Murdick and Ross 1977 : 11)กล่าวว่า ความสำคัญของระบบสารสนเทศ คือ ผู้บริหารต้องการสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจในกระบวนการบริหาร เช่น การวางแผนการจัด องค์การและควบคุม
ปัจจุบันเป็นที่ยอมรับกันว่าสารสนเทศเป็นความรู้ บุคคลหรือองค์กรใดได้รับสารสนเทศที่ถูกต้องรวดเร็วกว่ากันจะเป็นผู้ที่ได้เปรียบ เพราะสามารถใช้สารสนเทศที่ได้รับมานั้นช่วยในการตัดสินใจเรื่องต่างๆได้อย่างถูกต้องรวดเร็ว ดังนั้นจึงเกิดปรากฎการณ์แข่งขันกันพัฒนาเครือช่ายสารสนเทศเพื่อให้บริการทั้งในเชิงพาณิชย์และให้เปล่า ทั้งนี้เพราะมีการพัฒนาเทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์รวมเข้ากับเทคโนโลยีการสื่อสารโทรคมนาคมจนกลายมาเป็นเครือข่ายคอมพิวเตอร์ (Computer Network) ซึ่งใช้เทคโนโลยีดิจิตัล สารสนเทศที่เกิดขึ้นจากระบบคอมพิวเตอร์ได้พัฒนาให้อยู่ในรูปแบบของสื่อประสม (Multimedia)ซึ่งมีทั้งตัวเลข (Numeric) ตัวอักษร(Text) เสียง (Audio) ภาพนิ่ง (Still Picture) และภาพเคลื่อนไหว(Video) ซึ่งครบถ้วนที่มนุษย์จะสื่อสารกันผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์และมีการเชื่อมโยงกันไปทั่วโลก ทำให้สารสนเทศแพร่กระจายไปยังทุกส่วนของโลกอย่างไร้พรมแดน (Borderless) ทำให้เกิดสังคมใหม่ของมนุษย์โลกซึ่งเรียกว่า สังคมสารสนเทศ (Information Society)หรือเรียกกันว่าสังคมที่สามหรือคลื่นลูกที่สามที่มีพัฒนาการ ต่อเนื่องมาจังสังคมเกษตรกรรม (Agricultural) และสังคมอุตสาหกรรม(Industrial Society) จนกลายเป็นยุคโลกาวิวัฒน์ (Globalization) ที่ทำให้ทุกประเทศชาติรวมตัวกันเสมือนหนึ่งเป็นหมู่บ้านเดียวกันหรือเรียกว่าหมู่บ้านโลก (Global Village) โดยเฉพาะเครือข่ายอินเทอร์เน็ต (Internet) ที่เป็นที่นิยมกันอย่างสูงในปัจจุบันทำให้เกิดโลกใหม่ที่เรียกว่า โลกไซเบอร์ (Cyber Space) ซึ่งเป็นตัวแทนของโลกที่อยู่ในรูปของดิจิตัล ซึ่งเต็มไปด้วยข้อมูลทางไฟฟ้าในรูปของบิท(Bit) และไบท์ (Byte) ที่สัมผัสได้ด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศ แตกต่างไปจากโลกของมนุษย์จะมีสิ่งแวดล้อมตามธรรมชาติและสามารถสัมผัสได้โดยไม่ต้องอาศัยเทคโนโลยีสารสนเทศดังที่เคยเป็นมา (ชุน เทียมทินกฤติ 2540 : 6-7)
เทคโนโลยีสารเทศจึงมีความสำคัญมากในปัจจุบันและแนวโน้มมากโน้มมากยิ่งขึ้นในอนาคตเพราะเป็นเครื่องมือในการดำเนินงานสารสนเทศให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพนับตั้งแต่การผลิตการจัดเก็บ การประมวลผล การเรียกใช้ และการสื่อสารสารสนเทศ รวมทั้งการแลกเปลี่ยนจะใช้ทรัพยากรสารสนเทศร่วมกันให้เกิดประโยชน์อย่างเต็มที่ ซึ่งความสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศสรุปได้ดังนี้ (สุนทร แก้วลาย. 2531 : 166)
1. ช่วยในการจัดระบบข่าวสารจำนวนมหาศาลของแต่ละวัน
2. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตสารสนเทศ เช่น การคำนวณตัวเลขที่ยุ่งยากซับซ้อน การจัดเรียงลำดับสารสนเทศ ฯลฯ
3. ช่วยให้สามารถสารสนเทศไว้อยู่ในรูปที่สามารถเรียกใช้ได้ทุกครั้งอย่างสะดวก
4. ช่วยให้สามารถจัดระบบอัตโนมัติเพื่อการจัดการประมวลผล และเรียกใช้สารสนเทศ
5. ช่วยในการเข้าถึงสารสนเทศได้อย่างรวดเร็ว มีประสิทธิภาพมากขึ้น
6. ช่วยในการสื่อสารระหว่างกันได้อย่างรวดเร็ว ลดอุปสรรคเกี่ยวกับเวลาและระยะทางโดยการใช้ระบบโทรศัพท์ และอื่นๆ
